مهارات التقديم الشفوى وعروض المعلومات. تأليف الاستاذ الدكتور / احمد ماهر ، استاذ ادارة الموارد البشرية بكلية التجارة “جامعة الاسكندرية ”. حاصل علي درجة الماجيستير من جامعة الينوي ” امريكا ”. حاصل علي درجة الدكتوراه من جامعة كورنيل ” امريكا ”. مالك و مدير مكتب “ماهر والصحن للاستشارات” سابقا، عضو مجلس ادارة عدد من شركات قطاع الاعمال بمصر “سابقا”. خبير فى تصميم “مراكز التقييم” وخاصة قياس المهارات واستعدادات المديرين . قدم استشاراته في مجالات الادارة والتنظيم والموارد البشرية والتخطيط الاستراتيجي لكبريات المنظمات المصرية والعربية والكثير من الوزارات والحكومات العربية .
الناشر : الدار الجامعية للنشر والتوزيع
قد يطلب منك أحياناً أن تقوم بعرض تقرير عن إنجازات قمت بها، أو بحث قمت بإعداده، أو تقدم نبذة عن شركتك لبعض العملاء، أو أن تعرض دراسة قمت بها، أو أن تقدم معلومات عن مشاكل العمل، أو أن تدافع عن أفكار تؤمن بها، ويتم ذلك أمام مجلس الإدارة أو لجنة أو عميل من العملاء. وهنا تجد نفسك تلعب دور المحاضر، ولكي تؤدى دورك جيداً يجب عليك اكتساب بعض المهارات التي تساعدك في توصيل رسالتك إلى مستمعيك بطريقة جذابة.
ويعدك المؤلف انك بعد قراءتك لهذا الكتاب سوف تكون قادراً على:
كيفية استخدام العرض الشفوي والمحاضرة بكفاءة، والعلم بأهمية التقديم الشفوي للمعلومات.
التعرف على أحدث المبادئ العلمية وأسس تقديم المحاضرة الفعالة، والعرض الشفوي للبيانات.
كيفية استخدام فنون إعداد العرض الشفوي، والتأثير في المستمعين، وإدارة المحاضرة بكفاءة.
يذكر المؤلف انك تحتاج الى المرور بخمس مراحل لاجل اكتساب هذة المهارة. تم شرحها وتفنيدها من خلال صفحات الكتاب التى تم تقسيمة الى ستة فصول تناولت الموضوعات التالية
الفصل الأول : مقدمة في مهارة التقديم الشفوي وعرض المعلومات
وهنا يسأل المؤلف … متى تحتاج إلى مهارة التقديم الشفوي وعرض المعلومات ؟
ويجيب بانك تحتاج إلى مهارات العرض الشفوي للمعلومات لأسباب كثيرة جداً، ومن أهم هذه الأسباب ما يلي:
طلب منك بعد تقديم تقرير أن تقوم بعرضه شفوياً. وفي الغالب يأخذ التقرير الشكل المسهب، وعليك أن تعده في شكل شيق، ويأخذ مساحة زمنية قصيرة، وقد يكون الأمر أكثر حرصاً إذا كان العرض الشفوي سيتم أمام مجلس الإدارة أو الإدارة العليا.
طلب منك بعد أن قمت برفع مذكرة للإدارة الأعلى، أن تقوم بتقديم عرض شفوي عن موضوع المذكرة، وأن تفند وجهة نظرك بوضوح.
طلب منك باعتبارك عضو في لجنة التفاوض عن منظمتك أن تعرض أمام الفريق الآخر للتفاوض موقف منظمتك بوضوح وقوة واختصار. وعليك أن تستخدم مهارات العرض الشفوي في ذلك.
واجهت إدارتك مشاكل، وقمت أنت بدراستها، كما توصلت إى مجموعة من البدائل، والتي قمت بتحليلها بالتفصيل. وطلب منك أن تقدم شفوياً وبإيجاز كل ذلك.
في أخر العام، طلبت منك الإدارة العليا أن تقدم شفوياً ملخص لنتائج الأعمال وتقارير الإنجاز عن العام المنصرم. على أن يكون ذلك بشكل شيق ومختصر.
باعتبارك مراجع الحسابات، أو المدير المالي للشركة تود أن تقدم تحليلاً للبيانات المالية والتقارير المحاسبية بشكل مبسط ومفهوم في عرض شفوي.
في الاجتماع الشهري للإدارة، كانت هناك مجموعة من الأخبار التي تجمعت لديك، وتود أنت أن تعرضها شفوياً وبطريقة شيقة وسريعة على مرؤوسيك.
طلب منك باعتبارك المتحدث الرسمي للمنظمة أن تعرض واقعة خطيرة حدثت في المنظمة. وغداً ستقوم بمقابلة بعض الصحفيين ومندوبي الإذاعة والتلفزيون لكي تعرض شفوياً هذا الموضوع.
طلبت جمعية المهندسين منك أن تقدم محاضرة عن استخدام أحدث أساليب الإدارة والتكنولوجيا في شركتك، على أن تكون المحاضرة قصيرة وشيقة.
ستقوم غداً بشرح نظام تقييم الأداء الجديد، والذي قامت شركتك بتصميمه، وعليك أن تعرض هذا النظام بالكامل، وباختصار، وبطريقة مشوقة على مرؤوسيك.
* في جميع الحالات السابقة، يجب أن تكن قادراً على:
الإجابة على كافة الأسئلة الموجهة إليك.
التركيز على النقاط الأساسية وإمكانية الإسهاب في الشرح والتوضيح.
استخدام مهاراتك الشخصية في التأثير والإقناع.
استخدام وسائل الإيضاح السمعية والبصرية والرسوم والأشكال البيانية.
الموضوعات التى تناولها الفصل الأول
متى تحتاج إلى مهارة التقديم الشفوي وعرض المعلومات ؟
مراحل التقديم الشفوي والعرض.
الفصل الثاني : المرحلة الأولى
مرحلة ما قبل التقديم الشفوي وعرض المعلومات
لكى يكون عرضك مثيراً للإنتباه، ولكى تنجح فى توصيل رسالتك إلى مستمعيك بكفاءة، فهناك بعض المهام (الخطوات) التى يجب عليك القيام بها قبل قيامك بالعرض الشفوى وهى:
تحديد الهدف من التقديم الشفوى والعرض.
التعرف على الجمهور.
التصميم المبدئي للمحاضرة.
وبعد قراءتك لهذا الفضل، سوف تكون قادراً أيها القارئ الكريم على معرفة كيفية قيامك بمهامك الأساسية قبل التقديم الشفوي والعرض.
الموضوعات التى تناولها الفصل الثاني
الخطوة الأولى : تحديد الهدف من التقديم الشفوي والعرض.
الخطوة الثانية : التعرف على الجمهور
ورقة عمل عن المستمعين.
تعرف على نوع الجمهور.
هل تعرف نفسك والآخرين ؟
الخطوة الثالثة : التصميم المبدئي للتقديم الشفوي والعرض.
تحويل الأفكار إلى أهداف.
الفصل الثالث : المرحلة الثانية
إعداد المعلومات التي سيتم تقديمها وعرضها
يؤكد المؤلف على انى يجب على القارئ ان يعلم، إنه فى هذه المرحلة أى مرحلة الإعداد للتقديم الشفوى وعرض المعلومات، يجب عليك معرفة الموضوع أو الرسالة المطلوب منك نقلها لجمهور المستمعين، ومتى عرفت الموضوع فينبغى أن تحدد المراجع التى سوف تساعدك فى إعداد الموضوع، أو تحدد مصادر المعلومات التى ستحصل منها على البيانات التى سوف تستند إليها فى عرضك للموضوع.
وإليكم بعض المهام أو الخطوات التى يجب عليك القيام بها فى مرحلة الإعداد للتقديم الشفوى وعرض المعلومات :
- قواعد التقديم الشفوى والعرض.
- المخطط التمهيدى للتقديم الشفوى والعرض.
- الترتيب المنطقى للتقديم الشفوى والعرض.
- التمرين على الإلقاء.
الموضوعات التى تناولها الفصل الثالث
الخطوة الأولى : قواعد التقديم الشفوي والعرض.
ورقة عمل المحاضرة. ( أو العرض الشفوي).
الخطوة الثانية : المخطط التمهيدي للتقديم الشفوي والعرض.
الشكل النموذجي الأول.
الشكل النموذجي الثاني.
صورة عن المخطط التمهيدي ثلاثي الأبعاد.
الخطوة الثالثة : الترتيب المنطقي للتقديم الشفوي والعرض.
الخطوة الرابعة : التمرين على الإلقاء.
نصائح خاصة بإعداد الموضوع.
الفصل الرابع : المرحلة الثالثة
مرحلة بدء وإدارة التقديم الشفوي والعرض
يذكر المؤلف انة يجب عليك عزيزي القارئ في هذه المرحلة أن تصل إلى مكان العرض قبل أن يبدأ الموعد الرسمي بفترة كافية، تستطيع فيها أن تهيئ نفسك للعرض الشفوي، وتتأكد من أن تعليماتك بخصوص المكان والتجهيزات والوسائل البصرية والسمعية المساعدة قد تم تنفيذها بدقة.
ويجب عليك أيضاً عزيزي القارئ أن تنتبه إلى المهام التالية أثناء مرحلة بدء وإدارة التقديم الشفوي والعرض، حتى يؤتى العرض ثماره المطلوبة ويتحقق الغرض كاملاً منه، وهذه المهام هي:
القواعد الخاصة بالدقائق الأولى من المحاضرة.
الانطباعات الأولى تدوم.
التآلف بين المحاضر والمستمعين.
جذب انتباه المستمعين.
أمثلة عن كيفية افتتاح العرض.
لغة الجسد.
الموضوعات التى تناولها الفصل الرابع
القواعد الخاصة بالدقائق الأولى من العرض.
نصائح قبل بداية العرض مباشرة.
الانطباعات الأولى تدوم.
نصائح خاصة بالمظهر أثناء العرض.
التآلف بين المحاضر والمستمعين.
دستة نصائح فى التآلف بين المحاضر والمستمعين.
جذب انتباه المستمعين.
كيف تجذب انتباه المستمعين.
أمثلة عن كيفية افتتاح التقديم الشفوي والعرض.
خمسة أمور تفسد افتتاح التقديم الشفوى والعرض.
الأقوال والعبارات المأثورة المقتبسة.
لغة الجسد.
ما هي الحركات السليمة، للقائمين بالعرض؟
ما هي الحركات الشائعة للقائمين بالعرض؟
نصائح في وضع الجسم وتعبيرات الوجه والصوت والنطق والدعابة أثناء العرض الشفوي.
الفصل الخامس : المرحلة الرابعة
مرحلة التعامل مع المستمعين (بيئة العرض الشفوي)
يجب عليك عزيزى القارئ فى هذه المرحلة أن تعلم كيف تتعامل مع المستمعين، ويجب أن يكون لديك بعض المهارات التى ينبغى عليك اكتسابها لكى تكون متحدثاً ناجحاً.
وهناك العديد من المهارات وتتمثل هذه المهارات فيما يلى :
إثارة الانتباه وتشويق المستمعين.
استخدام الوسائل السمعية والبصرية.
مصداقية التقديم الشفوي والعرض.
وبعد قراءتك لهذا الفصل، سوف تكون قادراً على استخدام هذه المهارات لكي تثبت كفاءتك كمتحدث وتحصل على اقتناع وانتباه المستمعين.
الموضوعات التى تناولها الفصل الخامس
1- إثارة الانتباه وتشويق المستمعين.
قواعد عامة فى كيفية إثارة الانتباه وتشويق المستمعين.
مدى الانتباه عند الأشخاص الراشدين.
العلاقة بين الذهن والكلام.
عناصر التشويق.
مذكرات المستمعين.
نصائح خاصة بمهارات التحدث.
2- استخدام الوسائل السمعية والبصرية.
عناصر متعلقة بغرفة العرض الشفوى.
عناصر الصوت فى الغرفة.
عنصر الحرارة فى الغرفة.
أنظمة ترتيب مقاعد المستمعين.
استعمال الوسائل البصرية.
كيفية استعمال الوسائل البصرية.
اللوح أو الألواح الورقية أو الخشبية.
آلة عرض الصور وآلة العرض السينمائي.
توزيع الأوراق والأبحاث المطبوعة على المستمعين.
الفيديو والكمبيوتر.
نصائح في استخدام الوسائل السمعية والبصرية أثناء التقديم الشفوي والعرض.
3- مصداقية المتحدث في التقديم الشفوي والعرض.
قواعد مصداقية المحاضر.
الفصل السادس : المرحلة الخامسة
مرحلة تلخيص وختام التقديم الشفوي والعرض
بعد الانتهاء من العرض الشفوي عزيزى القارئ، تأتى المرحلة الخامسة والأخيرة وهى مرحلة تلخيص وختام التقديم الشفوي والعرض. وتحتوى هذه المرحلة على مجموعة من الخطوات كما يلى :
تلخيص التقديم الشفوي والعرض.
خاتمة التقديم الشفوي والعرض وكذلك القيام بمهام إدارة النقاش.
ما بعد التقديم الشفوي والعرض : التحسين المستمر.
الموضوعات التى تناولها الفصل السادس
1- الخطوة الأولى : تلخيص العرض الشفوي.
قواعد عامة فى تلخيص المحاضرة.
التلخيص خلال العرض الشفوي.
2- الخطوة الثانية : الخاتمة وإدارة النقاش.
الانتقال من التلخيص إلى الختام.
نقاط مهمة يجب أن يتذكرها المحاضر.
تحضير خاتمة التقديم الشفوي والعرض.
ما يجب تجنبه فى خاتمة العرض الشفوي.
مهام نؤديها لإدارة النقاش.
مهارات إدارة النقاش.
بعض النصائح للتغلب على المواقف الحرجة.
3- الخطوة الثالثة : ما بعد العرض الشفوي : التحسين المستمر.
ما يمكن للمتحدث فعله.
تقييم المستمعين للمتحدث.
